این هفته برای برند شما عالی بوده است. یک پست در وبلاگ کار نشر محتوای شما را در رسانه های جمعی شروع کرد، یک پایگاه خبری تصاویری را نشان داد که می توانید قسم بخورید از ویدیوهای شما استفاده کردهاند و مدیر فروشتان شما را در مورد کپی گرفتن از ورقهای سفید به ستوه آورده است که تیم محتوایی تان دو سال قبل تولید کرده است. بله همه چیز درباره مدیریت محتوا است.برای چک کردن اوضاع تمامی این موضوعات، ایمیلی را به تیم تولید محتوا خود ارسال میکنید و در مورد دسترسی به موجودی محتوای خود سوالاتی میپرسید – پیدا کردن اینها در سرور خودتان کمی مشکل به نظر می رسد. نیم ساعت بعد، دو جواب دریافت میکنید که به شما میگوید این موضوع در حال بررسی است، به همراه یک کپی از یک فایل Word که به نظر میرسد چندین ماه است بروزرسانی نشده، سپس یک گوگل شیت و در نهایت صفحه ای پشت و رو برای شما می فرستند؛ در عین حال متخصصین شما در تلاشاند تا بفهمند که کدام یکی از این مدارک معتبرترند. در این مدت زمان، ویبره گوشی تان به لرزه درمیآید و پیامی از مدیر فروش سمج خود دریافت می کنید که …مدیریت محتوا برای بسیاری از تیمها یک مشکل بزرگ است. در چند سال گذشته، مسئولیتها و سرعت تیمهای محتوایی تا مقدار زیادی رشد کرده است، که میتواند به دنبال کردن مقدار محتوای بسیار بیشتری منتهی شود. اگر موجودی محتوا به درستی ساخته شود، میتواند کارهایی بسیار بیشتر از تسریع کار تیم محتوایی انجام دهد؛ همچنین این کار میتواند به عنوان منبعی عالی برای کل تیمتان تلقی شود تا همیشه توانایی استفاده از مطالبی را که منتشر کرده اید را داشته باشند.
چهار رکن اصلی سیستم مدیریت محتوا

درست کردن یک موجودی محتوایی قدرتمند که توانایی حمایت همه جانبه از برندتان را دارد به چه چیزهایی نیاز دارد؟ برای چنین کاری هیچ راه حل همه پسندی وجود ندارد. یک سیستم مدیریت محتوا عالی زبان، فرآیندها، و مواردی را بازتاب میدهد که منحصر به تجارت شما هستند. اما تعدادی رکن اساسی وجود دارند که قادرند به ساختن هر سیستم مدیریت محتوا کمک کنند.اهمیت محتوا آنچنان است که بیل گیتس آن را پادشاه دنیای وب خوانده است با این نظر موافقید اگر هنور در پادشاهی محتوا شک دارید لطفا مقاله : آیا هنوز محتوا پادشاه است؟ را در بلاگ نوین مارکتینگ بخوانید.

رکن نخست: دردسترس بودن

یک موجودی محتوای عالی چندمنظوره است. این سیستم وضعیت تولید محتوا را به تولیدکنندگان محتوا و مدیریت اطلاع میدهد، در حالی که اطلاعات تاریخی بیشتری را در اختیار تیمهای بازاریابی و فروش قرار میدهد که ممکن است به دنبال مطالب شما باشند. بنابراین، سیستم مدیریت محتوا ایده آل شما باید قابل دسترس بودن را در اولویت قرار دهد: چگونه میخواهید موجودی محتوای خود را بسازید که نه تنها توسط تیم های اولیه، بلکه توسط تیم های ارتباطاتی هم به راحتی قابل دسترسی باشد؟دو روش برای رسیدن به این مهم وجود دارد. اولین روش کمی بسته است، چرا که اجازه دسترسی، تنها به تیم محتوایی محدود شده است، اما یک فرآیند ساده و رسمی هم برای بخشهای دیگر قابل انجام است تا بتوانند برای استفاده از محتوا درخواست دهند.روش دیگر استفاده از فرآیند اجازه گرفتن برای “باز کردن” محتوا است. با این روش، موجودی محتوا توسط بیشتر بخش ها قابل دسترسی و خواندن است، اما اجازه ویرایش کردن تنها به تعدادی کاربر مشخص محدود میشود. این روش برای سازمانهایی مفید است که جست و جوی محتوایی در آنها بسیار زیاد است (برای مثال، اگر تیم فروشتان برای در میان گذاشتن محتوا با مشتریان احتمالی آموزش دیدهاند)، یا برای تیم هایی که جور دیگری نمیتوانند اطلاعات گردش کار را تراز کنند.

رکن دوم: به وقت بودن

موجودی محتوای شما همیشه باید به روز باشد.اگرچه این نکته برای هیچکس چیز عجیبی نیست، اما باز هم یکی از بزرگترین مشکلات تیمهای محتوایی باقی مانده است. با وجود همه اطلاعاتی که از موجودی محتوا انتظار داریم، درست کردن ورودی میتواند کاری زمانبر باشد که به سرعت در تودههای درهم و برهم یک دوره تولیدی شلوغ گم میشوند.دو راه کلیدی وجود دارند که میتوانید با استفاده از آنها محتوای خود را به روز نگه دارید از این راه به مدیریت محتوا بپردازید. اولین راه این است که موجودی محتوای خود را وارد گردش کار تولید محتوا خود کنید تا بتواند به عنوان یک ابزار در اختیار تیمتان باشد. برای مثال، یک تیم محتوایی کم سرعت تر می تواند اطلاعات مختلف را در یک گوگل شیت با همدیگر مقایسه کرده و سپس از همان صفحه برای ارائه در جلسات سردبیری استفاده کند.با این حال، برای تیمهایی که محتوای زیادی را به صورت مداوم تولید میکنند، راهی مفیدتر این است که محتوای خود را در محیط سازماندهی شده قدرتمندتری ذخیره و مرتب کنند که توسط نرم افزار بازاریابی محتوایی شرکت پشتیبانی می شود. فناوری های مانند نرم افزار مدیریت دارایی های دیجیتال Skyword360 (DAM) به شما اجازه می دهند همه دارایی های خود را – اعم از عکس، ویدیو و حتی کتاب های الکترونیکی – گردآوری کنید، تا هر زمان که نیازهای فعلیتان حکم کردند قابل دیدن و ویرایش باشند.اگر ابزارهای درست سازماندهی داشته باشید، میتوانید به راحتی داراییهای محتوایی خود را منظم کرده و اطمینان حاصل کنید که همه آنها با استانداردهای فعلی نشان تجاریتان همخوانی دارند و اینکه موجودی محتوایتان به روز است.دومین مورد کلیدی در مورد به روز بودن در مدیریت محتوا این است که بازدید و حسابرسی را به بخشی دائمی از فرآیندهای مدیریت محتوا خود تبدیل کنید. مشاهدات دائمی توسط مدیریت به علاوه حسابرسی های گاه گداری معمولا برای دقیق نگه داشتن اطلاعات فعلی و تاریخی بسیار کارآمد هستند.
رکن سوم: گردش کاری

بازاریابان معمولا فکر میکنند که ما افرادی چندکارهایم، و بسیاری از ما واقعا به این صورت هستیم. اما واقعیت انتشار محتوا این است که بیشتر تیمها در صورتی می توانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند که برنامه خود را برای انجام کارهای مختلف تقسیم بندی کنند: انگارسازی و تفکر از خلاقیت و همکاری به دست می آیند، در حالی که ویراستاری و تولید معمولا به دلیل تمرکز فردی و موشکافانه به اوج خود میرسند.تولید محتوای شما هر کدام از مراحل را به شیوهای منحصربه فرد طی میکند، و بینندهای که میخواهد به موجودی محتوای شما نگاه کند باید قادر باشد سریعا پیشرفت فعلی شما را ارزیابی کند. علاوه بر این، هر کدام از اعضاء تیم شما باید بتوانند اطلاعاتی را جدا کنند که به دنبالش هستند تا بتوانند آن را با کار خودشان هماهنگ کنند – از یک متخصص محتوا گرفته، تا یکی از اعضاء تیم فروش که از آن اطلاعات برای یکی از کارهای خود استفاده می کنند.

رکن چهارم: چرخه عمر

به همان شیوه ای که موجودی محتوا باید با گردش کاری هماهنگ باشد، یک سیستم مدیریت محتوا عالی اطلاعاتی را در مورد هر کدام از ورودیها گردآوری و ذخیره میکند که با چرخه عمر محتوایتان هماهنگی دارند. ایدهها نسبتا اطلاعات کمتری را به خود اختصاص میدهند. کارهایی که در نهایت به مرحله تولید می رسند ممکن است اطلاعات جدیدی را به دست آورند، که از جمله آنها میتوان به کلمات کلیدی، کمپین های مرتبط یا اطلاعات موضوعی و همچنین وضعیت تولید و بازبینی اشاره کرد. به محض اینکه مطلب شما آماده شد، اطلاعاتی مانند آدرس اینترنتی و تاریخ انتشار باید به همراه آن ثبت شوند.نکته کلیدی دراین قسمت از مدیریت تولید محتوا این است که به روزرسانی اطلاعات باید به صورت سازمان یافته انجام شود، تا با فرآیند تولید محتوا هماهنگ باشد و از هر گونه شکاف اطلاعاتی جلوگیری به عمل آید که ممکن است یکپارچگی محتوای شما را تحت تاثیر قرار دهد. این مرحله از مدیریت محتوا همه ارکان دیگر را به یکدیگر مرتبط میسازد و در واقع موجودی محتوای شما را به ابزاری مناسب برای کارهای مختلف تبدیل میکند.

تکرار سبکی از زندگی است

فرآیند سازماندهی در یک فضای محتوایی بسیار سریع میتواند مشکل ساز باشد. تلاشهای اولتان ممکن است چندان جالب نباشند، اما مسئلهای نیست. درست مانند هر فرآیند دیگری در بازاریابی محتوایی، سازماندهی یک تلاش تکراری است. برای اینکه بیشترین استفاده را از چنین فضایی ببرید، سعی کنید آن دسته از سوالات را ثبت کنید که به صورت مدام در مورد اطلاعاتتان دریافت میکنید، و گاها به دنبال راه هایی بگردید جوابهای ممکن را با عادی ترین سوال های دریافتی مرتبط کنید.اما بیشتر از هر چیز دیگری، سعی کنید تیم و سازمان خود را به صورت یکپارچه درآورید تا منافعی را درک کنند که یک محتوای منظم می تواند فرآهم آورد. با برنامه ریزی و کمی تلاش، این کار میتواند به یک منبع کم زحمت و پربازده تبدیل شود که نشان تجاریتان را در مورد محتوایی که تولید میکنید به وجد خواهد آورد، و همچنین نسبت به استفاده مناسب از آن اقدامات لازم را انجام خواهد داد.